Jetzt habe ich eine Weile nichts mehr gebloggt. Aber gestern stieß ich auf einen interessanten Blog-Beitrag bei Productive Flourishing. Dies ist ein Blog, dass sich Tipps & Tricks rund um das GTD-Selbstmanagement und Produktivität widmet.

Eine grundlegende These des Beitrags Stop Checking Email! ist:

Ändern neu eintrudelnde E-Mails wirklich meine To-Do-Liste für den Tag?

Grundsätzlich irgendwie schon. Aber eigentlich sollten sie es nicht tun. Wenn ich im Moment mit einer Aufgabe (wie jetzt im Moment z.B. beim Bloggen) beschäftigt bin, dann wäre es total unsinnig, mich von einer einzelnen E-Mail ablenken zu lassen. Und dies tut sie in zweierlei Hinsicht:

1. Ich werde aus der aktuellen Aufgabe gerissen. Nach dem Lesen muss ich mich erst mal wieder neu einarbeiten.

2. Lenkt es mich während der aktuellen Aufgabe schon ab, weil ich (im Hintergrund) darüber nachgrübele, wie ich das am besten und schnellsten erledige und wann das am heutigen Tage noch Platz hat.

3. Wie Charlie sehr schön beschreibt: Man läuft hohe Gefahr, sich im Infinite Loop of Technological Distractions zu verlieren. (A message in your Inbox causes you to go to that website, that website sends you to another, you want to check in on Twitter, until you’ve finally forgotten why you’re where you are in the first place. When you finally get your wits about you, you return to your Inbox – probably to find more stuff in there, and the cycle begins anew.)

Und worst case:

4. Ich lasse meine derzeitige Aufgabe/Tätigkeit komplett sausen und widme mich direkt der neuen – und habe eine weitere Sache auf dem Stapel der unerledigten Dinge.

Ich habe bei mir im Outlook sämtliche neue-E-Mail-Hinweise abgeschaltet. Benachrichtigung-Ton, Tray-Icon, Pop-Up – alles weg. Ich prüfe nur noch drei bis vier mal täglich im Büro auf neue Nachrichten: morgens, zum Mittag und nachmittags. Es sei denn, ich warte auf dringende Rückmeldung bezüglich der Aufgabe, die ich gerade erledige. Trotzdem kann ich das jedem emfpehlen. Ganz besonders dann, wenn man jeden Tag das Gefühl hat, dass man am Rotieren ist und nichts wirklich erledigt bekommt und nur von einem halb-fertigem Ding zum nächsten geschleudert wird. In ganz dringenden Fällen gibt es ja auch noch dieses Telefon-Gerät.

Aber auch beim Warten auf eine Antwort ist die Gefahr, dass ich anfange schnell ein paar E-Mails abzuarbeiten, deren Beantwortung unterstellt wird, nicht viel Zeit in Anspruch zu nehmen. Das dauert dann aber doch meist länger als erwartet.

Ich mache mir jetzt schon Gedanken darüber, wie ich meinem völlig überfülltem Posteingang nach meinem Urlaub Herr werde. Ich glaube ich mach einfach die Alles-nichts-oder-Methode: Strg + A und Entf.

3 Kommentare

  1. Du hast ja so recht…
    Ich bin so ein Paradebeispiel dafür wie es ist in diesem E-Mail-Check-Teufelskreis gefangen zu sein. Meine To-Do-Listen sind irgendwann am Tag also eigentlich „To-finish-Listen“. Sehr frustrierend.

    Wenn man sich dann auch noch mit dem Postfach des Kollegen beschäftigen darf der 3 Wochen in Urlaub ist, tja – da isses dann ganz aus ;-)

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